من اسباب استخدام النماذج 10 أسباب ذكية

Please log in or register to like posts.
اخبار
استخدام النماذج الرقمية الذكية

اسباب استخدام النماذج عندما أقوم بتدوين الملاحظات في اجتماع يلزم مشاركتها مع مجموعة عامة أو تنظيم مشروع ، فأنا بحاجة إلى نسخة إلكترونية للحفاظ على كل شيء موثقًا جيدًا. سواء أكان الأمر يتعلق بجمع البيانات في حدث ما ، أو جمع الإجابات التي تحتاج إلى مشاركتها مع عدة مكونات ، أو إعداد الميزانية ، فإن الأدوات الرقمية توفر إطارًا للاعتمادية والدقة في عملي.

هل تحتاج إلى نماذج وعمليات رقمية؟ ببساطة: نعم.

هناك أدوات وبرامج تعاون مصممة لحل مشكلتك بالضبط. والأهم من ذلك ، أنك لست مضطرًا إلى الاعتماد على البرامج المحلية التي لا يمكن إصلاحها إلا بواسطة موظفي تكنولوجيا المعلومات ، المشغولين بالفعل.

فيما يلي 10 أسباب تجعل الانتقال إلى النماذج الرقمية يجعل حياتك العملية أسهل كثيرًا:

1. قيادة عملية صنع القرار بشكل أفضل باستخدام التحليلات في الوقت الفعلي

تخلص من التخمين من فهم كيفية أداء إدارتك أو مكتبك حقًا. من هم الطلاب الذين لا تتعامل معهم الآن؟ هل يمكنك وضع ميزانية لوقتك ومواردك وأموالك بشكل أفضل مع منظمات طلابية أو خدمات دعم معينة؟

إن الإجابة على هذه الأسئلة في الوقت الحالي – وليس بعد شهر أو عام من الآن – أثناء التقييم المكتبي ليس مفتاحًا للاحتفاظ بالطلاب فحسب ، بل يساعد فريقك في الحصول على التعليقات فورًا ويصبح أكثر فاعلية.

2. تطبيق عقلية توفير التكاليف

يمكن أن يبدو البرنامج الجديد بمثابة استثمار كبير مقدمًا ، هذا صحيح. قد يكون الوقت والمال المرهقين ، لكن الاستثمار في وقتك المستقبلي يستحق ذلك.

ما هي التكلفة المرتبطة بإيداع المستندات الورقية – ثم البحث عنها؟ إنها تكلفة غير مرئية لا نراها يومًا بعد يوم ، وتتراكم بمرور الوقت.

خذ هذا المثال: يقضي موظف واحد ساعة واحدة كل يوم في عملية ورقية ، سواء أكانت ملء النماذج أو جمعها أو إدخال البيانات يدويًا ، ويتم دفع 20 دولارًا لكل ساعة. يضيع الموظف ما يقرب من 250 ساعة كل عام ، وتنفق مؤسستك ما بين 5000 دولار – 6000 دولار سنويًا فقط على تكلفة العمالة للنماذج الورقية وحدها. تخيل الآن تكلفة فريق أكبر.

يجلب البرنامج لفريقك قيمة احترافية لا تصدق ، وينتهي به الأمر إلى توفير المال على المدى الطويل.

3. خلق الوضوح والشمولية من خلال عمليات جيدة التنظيم

قد يكون من الصعب ملء النماذج الورقية ، ولكن من الصعب قراءة خط اليد الفوضوي. وعندما يحين وقت تنظيم النماذج الورقية ، يتم فقد 7.5٪ من المستندات المطبوعة و 3.5٪ من المستندات غير صحيحة .

بالإضافة إلى ذلك ، لا يمكن الوصول إلى النماذج الورقية بنسبة 100٪ للمكفوفين وضعاف البصر أو ذوي الإعاقات الجسدية. هناك حاجة إلى العديد من التقنيات الرقمية لتكون في متناول الأشخاص بمستويات قدرات متفاوتة ، ووفقًا لمنظمة الصحة العالمية ، يعاني شخص واحد من كل سبعة أشخاص من إعاقات في جميع أنحاء العالم ، لذلك فهي تفيد الجميع عندما تفكر في كل مستخدم نهائي ، أو شخص يملأ شكل.

4. توفير الوقت

في مرحلة ما ، ستحتاج النماذج الورقية إلى أن يتم تجميعها في مخطط أو تقرير أو تحليل أكبر يحتاج ببساطة إلى التنظيم في برنامج أو جدول بيانات Excel. كم من الوقت تقضيه حقًا في نقل المعلومات من الورق إلى الرقمي كل أسبوع؟

إليك تجربة لك : تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه أنت وفريقك معًا في البريد الإلكتروني والنماذج الورقية والعمليات على مدار اليوم. هل يمكن تقليل عبء عمل فريقك إذا كنت تستخدم برنامجًا بديهيًا؟

إذا كنت تقضي ساعتين يوميًا في إدارة اتصالات البريد الإلكتروني ، فهذا يعني 10 ساعات في الأسبوع – وهذا فقط إذا كنت تتحقق من البريد الإلكتروني خلال أيام الأسبوع. هذا 40 ساعة كل شهر يتم قضاؤها في التحقق من رسائل البريد الإلكتروني .

يتم قضاء أسبوع كامل من الشهر في إدارة بريدك الإلكتروني فقط .

من الناحية الواقعية ، عندما كنت في منصب شؤون الطلاب ، كنت أقضي معظم “وقت الراحة” في الرد على البريد الإلكتروني ، والذي ربما يعادل أكثر من ساعتين في اليوم. قبض على بلدي الانجراف؟

5. تقليل المخاطر

لا يجب أن يكون الانتقال إلى جمع البيانات الرقمية محفوفًا بالمخاطر. النماذج الرقمية أكثر أمانًا من خزانة الملفات (وإذا كان هناك حريق ، فلن تشتعل فيها النيران). يقدر المشروع غير الورقي أن “أكثر من 70 في المائة من الأعمال التجارية الحالية ستفشل في غضون ثلاثة أسابيع إذا عانت من خسارة فادحة في السجلات الورقية بسبب الحريق أو الفيضانات.”

يعد التخزين السحابي طريقة رائعة للحفاظ على البيانات ، حتى إذا تم اختراق الكمبيوتر المحمول أو الكمبيوتر نفسه.

6. دمج المنطق الشرطي

لم يعد يتعين على الطلاب التنقل واستلام تواقيع متعددة للمستندات المهمة ، ولا يتعين على الموظفين الانتظار لمدة أسبوع لتلقي مستند مهم في صندوق البريد الخاص بهم. باستخدام سير عمل الموافقة المخصصة ، يمكن رقمنة جميع أجزاء العملية: من التوقيعات إلى العقود وحتى النسخة الكربونية طويلة الأمد .

يمكن استبدال كل عملية ورقية شخصية بعملية آلية. بدلاً من الطلاب أو الزملاء الذين يتنقلون ذهابًا وإيابًا إلى مكاتب متعددة على مدار اليوم ، يمكن الموافقة على كل نموذج من قبل الشخص المناسب وتحديثه في غضون ثوانٍ ، وكل ذلك من… في أي مكان.

7. زيادة مشاركة الطلاب واستجاباتهم

يقوم طلاب الجيل Z بملء النماذج أثناء التنقل عبر الهاتف المحمول ، أو حتى أثناء الفصل على الكمبيوتر المحمول. إذا أجبرنا الطلاب على الدخول فعليًا إلى مكتب لالتقاط نموذج ورقي ، فنحن بالفعل نلحق الضرر بأسلوب حياتهم. قد يكون من الصعب عليهم تخصيص وقت للوصول إلى مكتبك أثناء إدارة مسؤوليات الحياة ، مثل شغل وظائف متعددة والسفر داخل الحرم الجامعي وحضور الفصول الدراسية.

يمكن أن تتكامل النماذج الرقمية مع المنظمات الطلابية ، مما يعني أنه يمكنك بشكل مباشر معرفة الطلاب الذين يحضرون الأحداث ، وملء النماذج ، وتقديم الملاحظات. ربما تفتقد عن غير قصد مجموعة كاملة من الطلاب ، ولكن قد لا تعرف أبدًا دون رؤية الأرقام الصعبة.

8. مركزة العمليات وسير العمل

في أي وقت تحتاج فيه إلى تغيير نموذج ورقي ، فإن ذلك يعد إهدارًا للكثير من الورق. يستغرق الحصول على المستندات في أيدي أصحاب المصلحة المختلفين للمراجعة الكثير من الوقت.

وهل سبق لك أن تعاملت مع ضغوط فهم نظام ملفات شخص آخر بعد تركه لمنظمة ما؟ إذا تم تخزين هذه المستندات على السحابة ، فيمكن العثور عليها بسهولة من خلال وظائف البحث ، لذلك لا يتم فقدان المعلومات أبدًا.

النماذج الرقمية محسّنة للجوّال ومحدّثة في الوقت الفعلي ويمكن الوصول إليها من قبل أطراف متعددة ، مما يلغي الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية.

9. بناء ممارسات مستدامة

هل تعلم أننا قطعنا حوالي 2.47 مليون شجرة يوميًا لإنتاج الورق منذ عام 2014؟ هذا ما يقرب من 900 مليون شجرة في السنة. إنها إحصائية مرعبة جدًا.

من أهم الأسباب (بخلاف إنقاذ الكوكب) أن أقسام شؤون الطلاب تقرر التحول إلى البيئة الخضراء هو توفير الوقت والمال الذي يخصص لأشياء مثل شراء الورق الورقي والحبر وصيانة الطابعات.

10. مشاركة عناوين URL فريدة وقابلة للتضمين

إن القدرة على تضمين عناوين URL في بريد إلكتروني أو على موقع ويب أو مشاركة الروابط بسهولة مع الطلاب والزملاء أمر مفيد للغاية.

نظرًا لأنه يمكن ملء النماذج أثناء التنقل ، يمكنك الاحتفاظ بالبيانات في راحة يدك في غضون ثوانٍ. باستخدام نماذج التواجد على وجه التحديد ، يمكن للطلاب ملء النماذج دون الحاجة إلى تسجيل الدخول ، أو يمكنهم استخدام حساباتهم المؤسسية للتحقق من مشاركتهم في نموذج أو استطلاع. من خلال إزالة خطوة تسجيل الدخول الإضافية ، فإنك تزيل عائقًا واحدًا تجاه إشراك الطلاب بشكل فعال.

انطلق بلا أوراق مع الحضور

إذا كنت لا تزال تستخدم النماذج الورقية ، فاسأل نفسك حقًا: لماذا؟

ابدأ في النظر في جميع العمليات في مكتبك. ربما يمكنك أتمتة معظمها ، إن لم يكن كلها.

بينما تحاول العديد من المؤسسات إنشاء نماذج رقمية داخل الشركة ، فإنها غالبًا ما تتجاهل مقدار الوقت الذي يستغرقه إنشاء البرامج من الألف إلى الياء . على الرغم من أنها قد تبدو كأنها فائدة من حيث التكلفة لفريقك ، إلا أن الأهداف طويلة المدى قد تكون في غير محلها بدون الموارد المناسبة.

من ناحية أخرى ، تتخصص شركات البرمجيات التي تنشئ النماذج في البقاء على اطلاع دائم بمواصفات البرامج الحالية حول إمكانية الوصول ، ودعم العملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، والتركيز على إنشاء أفضل الميزات للبقاء في صدارة الصناعة.

استثمر في أداة أو برنامج يظل محدثًا عندما يأتي الطلاب ويغادرون الحرم الجامعي .

الحضور عبارة عن برنامج مصمم لمساعدة المتخصصين في شؤون الطلاب على إجراء عملياتك الورقية والاستغناء عن الورق. والأفضل من ذلك كله ، أنه يتكامل مع أحداث الحرم الجامعي ، مما يجعل عمليتك من البداية إلى النهاية سهلة ومبسطة للغاية.

السحب والإفلات بكل سهولة. شارك مع زملاء العمل والطلاب. ابدأ في جمع الأفكار ووفر الوقت. قم بجدولة عرض توضيحي مجاني مع أحد أعضاء فريقنا لمشاهدة جميع عروض النماذج الرقمية . أنت تركز على إشراك طلابك ، وسنتولى الباقي.